1973: RIL Time is Your Time (Een uniek systeem)

Een futuristisch artikel uit de RIL Post van juni 1973
photogallery/KJCPL/RilTime/RilTime-1 photogallery/KJCPL/RilTime/RilTime-2

Scheepsadministratie is altijd langzaam geweest, door de enorme hoeveelheid handmatige rekeningen, betalingen, kopieer en ander papier werk die horen bij het bijdetijds houden van de informatie.

Het hoofdkantoor in Hong Kong ging door de groeide behoefte, een online verbinding met een ICL 1900 computer systeem gebruiken in combinatie met een Rank Xerox 7000 kopieer apparaat om hun lading documentatie bij te houden. Dit systeem om laadbrieven te behandelen wordt beschouwd als uniek in de wereld. Voor computer mensen staat dit systeem bekend als een RealTime systeem; bij de Rillers is het bekend als het RILTime systeem. Het systeem is primair ontworpen om tijd te sparen, tijd van de klant. Zo wordt de klant (verlader) voorzien van een betere en snellere dienst, die zijn cashflow versneld en hem geld bespaard. Zoals we echter zullen zien, is de verlader niet de enige die profijt heeft van het RILTime systeem, maar vooral ook het scheepvaartbedrijf op meerdere manieren.

Om te begrijpen waarom het RILTime systeem tijd bespaart, moeten we eerst de gangbare methode van verwerking van lading informatie om laadbrieven (LB) te produceren, bekijken. Omdat de informatie van laadbrieven constant wijzigt, wordt er veel werk dubbel gedaan in het handmatige systeem om snelheid en nauwkeurigheid in het maken van laadbrieven te houden. Als een verlader een verzend opdracht invult, zet hij daarin details van de lading, de naam van het schip en de bestemming. Omdat het gewicht en afmeting van de lading op dit tijdstip zelden bekend is, wordt een schatting gemaakt t.b.v. het stuwplan en opgenomen in de opdracht. Deze schatting wordt voor de vracht berekening later aangepast, als de lading werkelijk wordt gemeten en gewogen. Als de vracht wordt geladen, wordt dit weer opgenomen en samen met opmerkingen die de Eerste Stuurman wil maken betreffende de conditie van de lading en hoe die geladen is. Als deze informatie helemaal compleet is kunnen de uiteindelijke last berekeningen worden gedaan. Dit zijn complexe en tijdrovende berekeningen en in sommige gevallen kan de laadbrief pas vrijgegeven worden als de berekeningen compleet zijn. Maar zodra de lading aan boord is, wil de verlader zijn laadbrief zo snel mogelijk hebben. Hoe eerder het scheepvaart bedrijf de laadbrief kan presenteren, hoe eerder de verlader geld van de bank krijgt voor de zending. Soms kan aan deze vraag niet snel genoeg worden voldaan door het handmatig systeem.

Met behulp van het RILTime systeem, wordt al dit invullen, wijzigen en verwerken van gegevens, gedaan via de "Visual Display Unit" die op afstand is verbonden met de computer op het hoofdkantoor. De informatie wordt ingevoerd via de VDU, bestaande uit een toetsenbord (om de gegevens in te voeren) en een Visual Screen, zoiets als een televisie scherm, dat de gegevens weer geeft die zijn ingevoerd.

Een Termi-printer verbonden aan de VDU drukt de laadbrieven af. De VDU en de termi-printer zijn randapparaten van de eigenlijke computer. Zij dienen een vergelijkbaar doel als de meer gangbare methoden van computer in- en uitvoer zoals tapes en ponskaarten. Maar waar die laatste apparaten uitsluitend door computer personeel kunnen worden bediend, kan de VDU relatief eenvoudig door een willekeurige operateur bediend worden.

photogallery/KJCPL/RilTime/RilTime-3 photogallery/KJCPL/RilTime/RilTime-4

Op het RIL hoofdkantoor heeft Dhr. Ambrose Ng de leiding bij de computer afdeling. Zijn assistenten Dhr. Lam Yau Kwan en Dhr. Chu King Ping bedienen 2 VDU's waarop een termi-printer is aangesloten; met aanzienlijke ervaring aangaande de oude methode van het uitgeven van laadbrieven, zijn zij speciaal opgeleid om het nieuwe systeem te gebruiken. Mej. Mary Leung en Mej. Christina Chu zijn ook opgeleide VDU operateurs met voorgaande computer ervaring. Zij bedienen de 3 overige VDU's. In het kantoor in Kowloon wordt de VDU en termi-printer bediend door 2 medewerkers, een operateur en een programmeur.

Zo werkt het RILTime systeem

De operateur roept het computer programma op om een verlaad opdracht of meet certificaat op te nemen. Voordat de gegevens worden ingevoerd verschijnt een voorbeeld van het document op het scherm. Als de verschepingsopdracht is ontvangen, worden de gegevens ingevoerd; tegelijkertijd verschijnt het op het VDU scherm zodat de operateur kan controleren of het correct is. Als meer informatie beschikbaar komt, toetst de operateur eenvoudig het referentie nummer van de laadbrief in om de basis informatie weer op te roepen die dan weer op het VDU scherm verschijnt. Nu kan de nieuwe informatie worden toegevoegd (ingevoerd) en diverse aanvullingen kunnen worden aangebracht in de basis gegevens. Bijvoorbeeld kunnen de schatting van het gewicht en afmeting worden vervangen door de werkelijke afmetingen en gewicht. Daarna bereidt de computer de vrachtlijst voor en past hem aan voor iedere afvaart; deze werklijst is een grote hulp bij het voorbereiden van de belading door de 1e stuurman. Zodra de informatie kompleet is kan de computer de lading berekeningen maken. Omdat de computer al geprogrammeerd is om dit te doen, zijn deze berekeningen zeer snel klaar. De informatie kan onmiddellijk worden gerangschikt en afgedrukt op de termi-printer in de vorm van een laadbrief. Zo wordt een grote tijdbesparing gerealiseerd. Hoewel het RIL hoofdkantoor werkt vanuit 2 kantoorgebouwen, een in Hong Kong en een in Kowloon, kan een laadbrief in beide kantoren worden afgedrukt, ongeacht waar de informatie werd ingevoerd. Dit is nog een grote service voor de verlader. Als de laadbrieven eenmaal zijn afgedrukt, worden kopieen gemaakt door de Xerox; deze kopieen zijn net zo geldig als de de originele exemplaren.

Door gegevens uit alle laadbrieven te combineren voor een bepaalde afvaart, kan de computer ook het manifest met ongelooflijke snelheid afdrukken. Deze volledige specificatie van alles aan boord van het schip is een document van vitaal belang. De computer zal tevens documenten produceren t.b.v. de boekhouding, zoals de ontvangen en openstaande vrachtgelden.

De computer maakt de lading berekeningen door vergelijking van twee gegevensbronnen, bekend als het referentie bestand en het transactie bestand. Het referentie bestand bevat vaste informatie zoals bijvoorbeeld vracht kosten, valuta aanpassingen en andere opslagen, haven gegevens, verlader gegevens en basis informatie over scheeps lading. Dit bestand is een permanente en de informatie die het bevat, kan worden uitgebreid of aangepast indien nodig. Het transactie bestand bevat alle informatie voor een bepaalde laadbrief. Deze gegevens worden alleen bewaard als de laadbrief in gebruik is, waarna het op een tape wordt opgeslagen voor latere terug roepen indien en wanneer dat nodig is.

photogallery/KJCPL/RilTime/RilTime-5 photogallery/KJCPL/RilTime/RilTime-6

Het RILTime systeem voorziet zowel de klant van een efficiŽnte en snelle service, als elimineert veel tijdrovend rekenwerk voor het scheepvaart bedrijf. Als de verlader informeert of het bedrijf een bepaalde zending vracht kan aanvaarden, kan de computer het gewicht en de afmeting van de aangeboden vracht afschattenen zo snel adviseren of de lading kan worden geaccepteerd of niet. Zo kan het bedrijf een razend snelle beslissing nemen en zo misschien meer lading mee nemen; dit is ook heel aantrekkelijk voor de klant die natuurlijk zo snel mogelijk zijn boeking bevestigd wil zien.

De voorbereiding en implementatie van het RILTime systeem is door het HK HO EDP (Electronic Data Processing) team uitgevoerd in een opmerkelijk korte periode. Zij begonnen begin 1972 eerst alle te verwachtte problemen te onderzoeken en werkten de ingewikkelde noodzakelijke programmering uit. Vier programmeurs werkten onafgebroken aan dit project In mei was het systeem al "On Line" om te testen sinds midden 1972 en gedurende juni zal parallel bediening beginnen. In juni zullen laadbrieven zowel handmatig als door de computer worden geproduceerd. Zo kan elke stap in het gebruik worden getest en fouten opgespoord; terwijl medewerkers van de afdeling MH de invoer en nog belangrijker de uitvoer controleren, controleren de medewerkers van EDP of er wijzigingen moeten worden aangebracht in het programma. In juli wordt verwacht het systeem volledig in gebruik te hebben. Een opmerkelijk succes in zo'n korte tijd spanne.

Het RILTime systeem biedt oneindige mogelijkheden voor de toekomst van de lading documentaie en lading boekhouding. Een computer kan worden geprogrammeerd om gegevens op te nemen en weer te geven van de transactie bestanden (Laadbrieven en Manifesten) die gebruikt zouden kunnen worden om waardevolle statistieken te berekenen over verladers, benodigdheden en bestemmingen.

De vooruitziende blik van een visionair in 1973!

Uiteindelijk zou men een netwerk kunnen voorstellen van on-line systemen tussen scheepvaartbedrijven over de hele wereld, verbonden door satelieten, die laadbrieven zouden kunnen afdrukken waar ze ook maar nodig zijn.


Vorige | 1973: RIL Time