1968: Automatisering in de administratie

photogallery/KJCPL/Automatisering/Automatisering-1
Terwijl hij de aanwijzingen van Dhr. van Dun opvolgde, drukte Dhr. van der Schalk, onder toezicht van de hoofd accountant J. G. Baak op de start knop van de Centrale Verwerkingseenheid in Amsterdam waarna.....
photogallery/KJCPL/Automatisering/Automatisering-2
.... een paar seconden later, dit eerste programma geproduceerd werd door de "afdruk eenheid".

8 april was een memorabele dag voor het kantoor in Amsterdam: de dag dat de eerste computer van de RIL officieel door Dhr. H.M. van der Schalk in gebruik werd genomen. Zo volgt de RIL moderne trends, door een tijdbesparende installatie te introduceren en met de hulp van Hoofd Accountant J.G. Baak, zijn we in staat hier enkele details te publiceren.

Toen in 1967 de voorbereiding van de salaris administratie van alle scheepsofficieren in Amsterdam werd geconcentreerd, werd het vrijwel onmiddelijk duidelijk dat de bestaande apparatuur niet efficient overweg kon met de rond 1800 rekeningen maandelijks. De verwerking alleen al nam 16 dagen in beslag en moest gevolgd worden door een visuele controle van elke afrekening; deze procedure veroorzaakte vertraging en was - helaas - tevens de oorzaak van te veel vergissingen.

Volledige automatisering was het enige antwoord en na zorgvuldig onderzoek werd de beslissing genomen om een IBM System 360, model 20 computer te huren. In de regel duurt de aflevering van een nieuwe computer ongeveer een jaar en deze tijd is nauwelijks voldoende voor het voorbereidende werk van opleiding, analyse en programmering. Echter in dit geval duurde het dank zij de nauwe samenwerking met IBM en het harde werken van alle betrokkenen, slechts 7 maanden om over te schakelen naar de computer en was het mogelijk om te beginnen met de verwerking van de salaris afrekeningen van de scheepsofficieren, direct na de in gebruik name van de computer. Het staat buiten kijf, dat dit pas de eerste stap is op het pad van de automatisering. De computer biedt vele mogelijkheden....

Men moet echter niet de algemene vergissing maken, dat de computer een volledige vervanging van de mens kan zijn. Het is in essentie een onbeweeglijk ding, niet in staat te denken of zelfstandig beslissingen te nemen. De menselijke hersenen moeten eerst het programma uitwerken, dat de machine dan steeds sneller en nauwkeuriger zal uitvoeren volgens die menselijke instrukties.

In januari 1966 publiseerde de RIL Post in enig detail de werking van de Ponskaart Data Verwerkingsinstallatie in Hong Kong en noemde het belang van voorafgaande Analyse, het opsommen van de problemen en antwoorden die van de machine gevraagd konden worden. Vergelijkbaar met de computer in het geval van de salaris afrekening: er moesten eerst beslissingen genomen worden over welke gegevens nodig waren, waar de gegevens vandaan kwamen en in welke vorm ze gepresenteerd moesten worden.

Daarna werden er programma's geschreven om stap voor stap instructies aan de computer te geven. In de eerste plaats geschreven in min of meer leesbare taal, worden de instrukties in code in de kaarten geponst en dat wordt automatisch in "machine taal" vertaald, om het z.g. "Werk Programma" te krijgen.

Berekening van de lonen en de verrekeningen die daarop gedaan moeten worden is een gecompliceerde operatie, vanwege de vele verschillende soorten dienst verbanden, toelages, belasting aftrek en sociale lasten. Uiteindelijk moesten er niet minder dan 21 programma's worden geschreven met een totaal van 3611 instrukties. Hiermee kon de machine aan zijn taak beginnen, maar er moesten nog meer gegevens ingevoerd worden: de ponskaarten met de persoonlijke gegevens (basis record) en die (status record) de dienstverband code en de diverse toelages bevatten.

De hele installatie bestaat uit:

  • de Centrale Verwerkingseenheid, die de processen uitvoert en beheert, berekeningen uitvoert en het "geheugen" bevat.
  • een multi purpose ponskaart machine (voor het lezen, ponsen en sorteren)
  • een afdruk eenheid, die in staat is 300 regels per minuut af te drukken.

Tevens, aangezien de gegevens invoer per poskaart gebeurd, zijn er meerdere pons- en controle machines in gebruik op de computer afdeling.

Samen gevat, wordt het proces van de Salaris Verwerking als volgt uit gevoerd:

  • Invoer van het "werk programma" dat in het werkgeheugen wordt opgeslagen.
  • Invoer van gegevens kaarten (basis record en status record) en tevens de gegevens kaarten van wijzigingen (tansfers) die zullen leiden tot nieuwe gegevens kaarten voor de volgende programma stap, uiteindelijk resulterend in:
  • voor elke officier, een nieuwe ponskaart van waaruit
  • zijn salaris afrekening wordt geproduceerd door de afdruk eenheid.

Voor de werkelijke berekening van de salarissen heeft de computer maar een paar uur nodig, maar er moet van te voren heel wat coderen en ponsen gedaan worden.

Als de juiste specificaties worden aangevoerd op de juiste manier en op het juiste moment, kan snelle verwerking worden gegarandeerd. Amsterdam richt nu al zijn inspanning op het versturen van de salaris afrekeningen zo snel mogelijk na het eind van elke maand. Met goed team werk van alle betrokkenen aan boord en aan de wal kan dit slagen.

photogallery/KJCPL/Automatisering/Automatisering-3
De centrale verwerkingseenheid met de printer op de voorgrond en de kaartlees/pons eenheid op de achtergrond. Het personeel dat er voor zorgt bestaat uit:(v.l.n.r.)
Vooraan - P. Panhuis, J. Breeschoten, J.C. van Dun (afdelingshoofd), Mevr. M.H. Laarhoven de Groot,
Achteraan - G. Coster, R.H. van den Berg (van de afd. Cm, tijdelijk assisterend bij administratieve problemen) em Mej. M. van Tuil. Mej N. Willemsen was helaas afwezig.

Vorige | 1968: Automatisering in de administratie | Volgende